沖縄の中小企業で、電話の対応を減らす方法と費用の目安

現場に出ていて電話に出られない。出たら出たで、同じ質問に何度も答えている。沖縄の中小企業でよく伺うお悩みです。電話の対応を減らす方法は、大きく4つあります。

電話の対応で、困っていること

• 現場や運転中で、そもそも電話に出られない
• 営業時間外の電話を、翌朝まとめて折り返している
• 「駐車場はありますか」「何時までですか」など、同じ質問が多い
• 予約の変更やキャンセルの電話で、手が止まる

どれも一本一本は短い電話ですが、作業が途中で切れるのが一番の負担です。

電話の対応を減らす4つの方法

1. 留守番電話と折り返し

お金はかかりませんが、折り返しの手間は残ります。件数が少ない会社なら、これで十分な場合もあります。

2. 電話代行サービス

人が代わりに電話に出て、用件を聞いてくれます。受け答えは丁寧ですが、予約の変更などは結局こちらで対応することになります。

3. 月額制の自動受付サービス

電話に自動で応答して、用件を記録してくれるサービスが増えています。決まった質問への回答だけで足りるなら、月額のサービスで済ませるのが安上がりです。

4. 予約表や顧客台帳とつなげた仕組み

電話やLINEで受けた内容を、そのまま予約表や顧客の台帳に反映する仕組みです。「受けた後の作業」まで減らせるのが、ほかの方法との違いです。会社ごとのやり方に合わせて作る必要があります。

どれを選べばいいか

電話そのものを減らすなら、予約や問い合わせをLINEに移すのも効果があります。飲食店では、電話で受けていた予約をLINEに移し、受付・前日の連絡・よくある質問への返信を自動にした例があります。

費用の目安

月額制のサービスは、使う件数や機能によって料金が変わります。会社に合わせて仕組みを作る場合、SOTONOMEでは1つの仕事の自動化で5〜15万円が目安です。ご依頼の前に相場をお伝えして、月額のサービスで足りる場合はそうお伝えします。